MAX Heel Holland Bakt - Roland J. Reinders

Governance

Governance

Volgens het three lines of defense-principe

Beheersmaatregelen opgenomen binnen een governance-raamwerk
Op allerlei plekken binnen de NPO worden maatregelen genomen om de hiervoor beschreven risico’s te verkleinen of om te zetten in kansen. Om alle beheersmaatregelen op elkaar af te stemmen, hebben we een overkoepelend governance-raamwerk ingericht. Hiermee kunnen we ook actief sturen op het voldoen aan wet- en regelgeving (compliance) en het afleggen van verantwoording hierover.

We hanteren hierbij het three lines of defense-principe, zoals in onderstaand figuur weergegeven:

Schema Governance

 

Hierna wordt per interne line of defense de toepassing beschreven. In aanvulling op deze maatregelen hebben de omroeporganisaties als zelfstandige juridische entiteiten hun eigen governance-raamwerk ingericht, waarover ze in hun jaarverslagen verantwoording afleggen.

Eerste lijn: een centraal directieteam als stevige basis

Het management vormt als eerste lijn een stevige basis. Een centraal directieteam (DT) geeft sturing aan de strategische agenda. Van hieruit vindt een eenduidige en samenhangende aansturing van de organisatie plaats. De meer operationele activiteiten worden per directie aangestuurd vanuit de managementteams. Deze teams zijn actief bezig met het opsporen, evalueren en managen van alle risico’s en kansen binnen hun bedrijfsprocessen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van managementinformatie. Naast financiële kengetallen bestaat deze uit inhoudelijke verslaglegging over prestaties, waarvoor de afgelopen jaren steeds meer ruimte wordt gemaakt.

Binnen de organisatie is veel inhoudelijke informatie beschikbaar. Systematische ordening en bundeling hiervan vindt echter onvoldoende plaats. Daarom wordt komend jaar geïntegreerde managementinformatie ontwikkeld. Hiervoor worden NPO-brede kritische prestatie-indicatoren opgesteld, waarover periodiek gerapporteerd zal worden. Dit sluit ook aan op de ontwikkeling van onze organisatie van bestuursorgaan naar een modern en professioneel mediabedrijf.

Tweede lijn: beleid en bewustzijn richting de eerste lijn
De tweede lijn is verantwoordelijk voor het formuleren van beleid, het bewaken van het proces, het ondersteunen van de directies en afdelingen en het rapporteren aan diverse stakeholders. De tweede lijn wordt aangestuurd door de directeur Financiën en enkele stafhoofden, waarbij de directeur Financiën zitting heeft in het DT. Het borgen van een goede informatievoorziening staat in toenemende mate op de voorgrond.

Het afgelopen jaar is gewerkt aan het frequenter rapporteren en nadrukkelijker koppelen van de activiteiten en projecten aan de inzet van euro’s. Door consequent zowel de inzet van middelen (de input) als de bijdrage aan het bereiken doelstellingen (de output) in ogenschouw te nemen, kan het DT worden ondersteund in het nemen van strategische besluiten.

Aandacht voor de cijfers en het verhaal
In 2016 zal de volgende stap worden gezet door een nadrukkelijker onderscheid aan te brengen tussen financial control en business control. Er wordt ten behoeve van financial control een nieuw financieel systeem ingericht, waarbij ook de registratie van kosten en uitbetaling van omroepmiddelen in scope is. Hiermee wordt de informatievoorziening en audittrail rondom het beheer van de omroepmiddelen versterkt. Daarnaast zal vanuit business control vooral worden gewerkt aan het leggen van verbanden tussen prestaties, risico’s en middelen, zodat de eerste lijn tijdig kan sturen op het verhaal achter de cijfers. Ook zal het inkoopmodel opnieuw onder de loep worden genomen.

Daarnaast zal de samenhang tussen de verschillende producten in de Planning & Control-cyclus verder worden verbeterd, waardoor met minder inspanning een beter resultaat kan worden bereikt. Suggesties hiervoor worden uitgewisseld met het ministerie van OCW en het Commissariaat voor de Media.

Derde lijn: een volwassen interne controlefunctie
De NPO Internal Audit, compliance officer en Commissie Integriteit Publieke Omroep (CIPO) vormen met elkaar een derde lijn. Vanuit deze controlefuncties wordt intern toezicht gehouden op de opzet, het bestaan en de werking van (interne) regels en procedures, zowel preventief als achteraf.

In 2015 is een start gemaakt met het opzetten van de contouren voor een afdeling Internal Audit, die zich bezighoudt met quality assurance, operationele audits en het faciliteren en ondersteunen van het organisatiebrede systeem voor risicomanagement. Hierdoor kan, met het controleplan als basis, worden gewerkt aan de ontwikkelpunten in het governance-raamwerk. In 2016 wordt gestart met de uitrol van het eerste interne auditprogramma.

Vierde lijn: het belang van extern toezicht
De vierde lijn betreft het extern toezicht, zoals uitgeoefend door het Commissariaat voor de Media en de Rekenkamer. Onafhankelijk extern toezicht levert in de praktijk extra verantwoordingsmomenten op, maar beschouwen we ook als waardevol. Het houdt ons scherp en biedt de mogelijkheid om vast te stellen dat we onze activiteiten op een rechtmatige wijze uitvoeren.