KRO NCRV Binnenste Buiten - Stijn Ghijsen

Risico-
beheersing

Risico- beheersing

Van analyse tot ambitie

De NPO heeft een stevige ambitie binnen een sterk veranderend medialandschap. Dat brengt risico’s en kansen met zich mee. Door risico’s bewust af te wegen kunnen ze worden beheerst of zelfs omgebogen in kansen, waarmee richting kan worden gegeven aan de strategie. Daarom hebben we het afgelopen jaar aandacht besteed aan het in kaart brengen van het samenspel van risico’s, beheersmaatregelen en kansen.

DWDDUniversityEen gedegen risicoanalyse
In 2015 heeft het directieteam verschillende risicoworkshops georganiseerd. Deze bijeenkomsten hebben een overzicht met belangrijke strategische risico’s opgeleverd. Omdat de raad van bestuur ook een verantwoordelijkheid heeft voor NPO-brede strategie en doelmatigheid, zijn hierbij ook de NPO-brede risico’s beoordeeld.

Per directie hebben de managementteams vervolgens de operationele risico’s in kaart gebracht. Dit zijn risico’s die van invloed kunnen zijn op de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden. Daarna zijn gerichte maatregelen genomen om de kans of impact tot een aanvaardbaar niveau te verkleinen zonder de bijbehorende kansen teniet te doen.

De belangrijkste risico’s kunnen als volgt worden weergegeven, waarbij de positie wordt bepaald op basis van een inschatting van de kans en impact. Hoe meer richting het rode gedeelte, hoe hoger de kans en/of impact.

Ill. Risico

Nr Omschrijving Risico
1 We slagen er onvoldoende in te innoveren en daarmee een breed publiek aan ons te binden.
2 Binnen de publieke omroep is het lastig om voldoende talent in huis te halen en te behouden.
3 Verlies van aansluiting bij jongeren als specifieke doelgroep.
4 Huidige sturingsinstrumentarium is onvoldoende geschikt om tijdig en doelmatig te kunnen sturen en beheersen.
5 De digitale kwetsbaarheid neemt toe.
6 Continuïteit uitzendproces loopt gevaar.
7 Niet compliant zijn aan wet en regelgeving.
8 NPO-brede liquiditeitsrisico’s nemen toe.

 

De risico’s liggen vooral op het vlak van een toekomstbestendige publieke omroep. Het belang van innovatie en het behouden van een breed publiek en draagvlak draagt in belangrijke mate bij aan het bestaansrecht van de NPO. Andere belangrijke risico’s liggen op financieel, operationeel (beschikbaarheid uitzendingen en websites) en juridisch vlak. Ze worden hierna verder toegelicht, waarbij de eerste drie risico’s ineen worden beschreven en de overige risico’s separaat.

Het belang van innovatie, talent en bereik staat centraal
In navolging van de trend in de Verenigde Staten is de afgelopen jaren ook in Europa een consolidatieslag op gang gekomen. Grote partijen krijgen steeds meer grip op alle onderdelen in de keten van de productie van content tot verspreiding naar de consument. Voor de uitvoering van onze taakopdracht worden we in toenemende mate afhankelijk van de groeiende macht van wereldspelers als Time Warner en Liberty Global.

Met de laatstgenoemde partij moeten we ook onderhandelen over transportkosten en distributievergoeding. Hierdoor neemt het risico toe op hogere distributiekosten, lagere distributievergoeding en minder relevante voorkeursposities bij distributeurs. Daardoor kan het publiek minder goed bereikt worden. Daarbij komt dat het bereiken van jongeren al een uitdaging op zich is. Oudere doelgroepen gebruiken radio- en televisiekanalen veel meer dan jongere doelgroepen. Deze verschillen blijven ook bestaan als er rekening gehouden wordt met het feit dat jongeren überhaupt minder tijd besteden aan lineaire radio en televisie. Wel zijn jongeren grotere gebruikers van on demand-kanalen, websites en portals.

De wijzigingen in marktomstandigheden en mediagebruik doen een beroep op het innovatievermogen van de NPO. Op technologisch, maar ook op creatief gebied. Op diverse fronten is het van belang dat we ons als publieke omroep vernieuwen. Noodgedwongen, bijvoorbeeld door het vertrek van de Coen & Sander Show op NPO 3FM, maar ook op eigen initiatief. Zo geven we nieuwe talenten een kans en slaan we met NPO Radio 2 een nieuwe weg in. De komende jaren worden er initiatieven genomen om meer aan te sluiten bij de behoeften en het mediagedrag van jongeren, zonder daarbij de belangen van de oudere doelgroepen uit het oog te verliezen. Nieuwe formats en programma’s zullen worden ontwikkeld, waar mogelijk samen met de doelgroep, die aansluiten bij wat jongeren aanspreekt. Onze integrale on demand-strategie zal in 2016 daarom absolute prioriteit krijgen.

Minder zichtbaar voor het publiek is de verandering van de organisatie zelf. Hierbij is een beweging ingezet van bestuursorgaan naar mediabedrijf. In aansluiting op het voorgaande heeft de NPO-organisatie de ambitie geformuleerd om meer samenhang aan te brengen tussen de uiteenlopende activiteiten, de reactiesnelheid te vergroten en de kostenbasis te verlagen. Dit vergt een andere manier van denken en werken, met een andere cultuur en andere competenties. Daarom is het afgelopen jaar veel tijd en aandacht geïnvesteerd aan een verdere professionalisering van het personeelsbeleid. Onderdeel hiervan is het aantrekken van een talentmanager, die fungeert als initiator van de talentstrategie en nauw samenwerkt met de managers in de afstemming van de talentplannen en -programma’s. Komend jaar wordt de HR-functie verder ontwikkeld.

Doelmatige sturing en beheersing vraagt om het juiste sturingsinstrumentarium
We werken aan het vergroten van de doelmatigheid en transparantie op het gebied van kostenverantwoording vanuit de ambitie om deze transparantie intern toe te passen op de programmabudgetten. Zo kan waar nodig tijdig worden bijgestuurd, zodat middelen optimaal worden ingezet voor de programmaschema’s. Het huidige sturingsinstrumentarium schiet echter tekort om onze doelstellingen te kunnen behalen. Daarom zijn we bezig met de verdere ontwikkelingen van NPO-brede financiële en niet-financiële rapportages, inclusief kritische prestatie-indicatoren.

De politiek heeft de wens kenbaar gemaakt om informatie over programmakosten op titelniveau te ontvangen. Hierbij is het risico aanwezig dat deze informatie wordt gebruikt om politiek te beoordelen of een bepaalde titel wel in het schema had moeten komen. We leggen graag op transparante wijze verantwoording af over de inzet van publieke middelen en de keuzes die worden gemaakt, maar directe invloed van de politiek op de programmering is onwenselijk en druist in tegen de uitgangspunten van de publieke omroep om onafhankelijk te kunnen opereren. Daarom maken we zorgvuldige afwegingen in de externe informatievoorziening.

MAX Met het mes op tafel - Hans Vink klein

Gerichte maatregelen tegen digitale kwetsbaarheid
De DDoS-aanval op de websites van de NPO in november 2015 heeft nog eens aangegeven dat de digitale kwetsbaarheid toeneemt. Informatiebeveiliging heeft daarom een hoge prioriteit. Een analyse op informatiebeveiliging heeft concrete verbeterpunten opgeleverd die het afgelopen jaar geïmplementeerd zijn. Voorbeelden daarvan zijn verhoogde redundantie van systemen en het instellen van de rol van security officer.

Omdat informatiebeveiliging niet zozeer een technisch vraagstuk is maar onderdeel moet zijn van het organisatiebewustzijn, wordt actief gerapporteerd over gebeurtenissen met betrekking tot de informatiebeveiliging. Bij incidenten wordt expliciet stilgestaan en eventuele lessons learned worden doorgevoerd op het niveau van organisatie, processen en technologie. Voor de ontwikkeling van de informatievoorziening, zowel intern als online, wordt veiligheid en privacy expliciet beschreven in de doelarchitectuur.

Continuïteit van uitzendingen voldoende gewaarborgd
Betrouwbare en goed functionerende geautomatiseerde systemen zijn van essentieel belang om storingen en uitval te voorkomen. Daarom zijn de systemen van de eindregies van radio en televisie op vele onderdelen redundant uitgevoerd. In 2015 is bovendien de bouw van een zogenoemde uitwijkvoorziening afgerond, waarheen uitgeweken kan worden in geval van een grote calamiteit. Daarnaast zijn noodprocedures verder uitgewerkt en vastgelegd.

Dat de continuïteit van uitzendingen ook op andere wijze gevaar kan lopen, werd op 29 januari 2015 duidelijk. Een op het oog gewapende man drong de studio van het NOS Journaal binnen. In hetzelfde pand bevindt zich ook de eindregie televisie. NOS en NPO hebben gezamenlijk het COT, Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, opdracht gegeven onderzoek te doen naar dit incident en met aanbevelingen te komen voor mogelijke verbeteringen van de veiligheid(sprocedures). Het COT concludeert dat onder de gegeven omstandigheden een zekere verstoring van de uitzending op NPO 1 onvermijdelijk was. De voorbereiding op een dergelijke crisissituatie zal wel worden aangescherpt, inclusief duidelijke communicatielijnen en ontruimings- en uitwijkprocedures.

Aandacht voor uiteenlopende juridische risico’s
De NPO valt onder nationale en internationale regelgeving op veel gebieden, zoals mediarecht, telecommunicatierecht, mededingingsrecht, intellectuele eigendom, privacy, belastingwetgeving, arbeidsrecht, aanbestedingsrecht en pensioenregelgeving.

Omroepen en derden (belanghebbenden) kunnen bezwaar aantekenen tegen besluiten van de NPO-organisatie. Het betreft vooral bezwaarschriften tegen besluiten over urenindelingen, nevenactiviteiten en toekenningen van gelden.

Gelet op de complexe omgeving waarin de NPO opereert, is het onontkoombaar dat zich geschillen voordoen. Deze kunnen zich ook voordoen als gevolg van contractuele relaties, gerechtelijke uitspraken of anderszins. Er zijn drie partijen die de NPO aansprakelijk hebben gesteld voor vermeend geleden schade. De NPO erkent deze aansprakelijkheid niet. Ook kunnen handelingen vanuit de NPO-organisatie zelf tot vraagstukken over rechtmatigheid en/of aansprakelijkheid leiden. Er vindt thans onderzoek plaats naar de betekenis van handelen op een onderdeel in een specifiek dossier.

Ontwikkelingen in het auteursrecht
Het per 1 juli 2015 ingevoerde auteurscontractenrecht versterkt de onderhandelingspositie van rechthebbenden. Dit zorgt voor risico’s ten aanzien van de auteursrechten van makers (regisseurs, scenarioschrijvers, ontwerpers) en uitvoerende kunstenaars (acteurs en muzikanten). De wet geeft makers en rechtenorganisaties de mogelijkheid om voor elke nieuwe gebruiksvorm aanvullende vergoedingen te vorderen, terwijl de beschikbare middelen niet groter worden. Daarbij krijgen de rechthebbenden de mogelijkheid ieder contract open te breken indien zij achteraf menen dat er nadelige afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld wanneer een productie een groot succes blijkt en de rechthebbende extra financiële compensatie wil.

Ook kan de rechthebbende rechten terugvorderen indien een productie naar zijn mening onvoldoende wordt geëxploiteerd. Een andere tendens die de positie van rechthebbenden versterkt is het streven van collectieve rechtenorganisaties om alle rechten van makers in handen te krijgen. Hierdoor zijn rechten niet meer op voorhand beschikbaar binnen de mediawaardeketen, maar moet naar believen van de rechtenorganisaties worden onderhandeld over gebruiksrechten en vergoedingen. Over de geldigheid van die rechtenoverdracht lopen rechterlijke procedures.

Al deze extra rechtenclaims creëren spanning in de onderlinge verhoudingen tussen producenten, omroepen, kabelaars en andere exploitanten, omdat iedereen de rekening naar elkaar probeert door te schuiven. Dit schept onzekerheid over de beschikbaarheid van rechten en over de totale kosten voor verspreiding van werken op eigen platformen en platformen van derden en vooral voor commerciële exploitaties, zoals bestaande en nieuwe nevenactiviteiten.

groepsfoto Podium Witteman liggend klein

Privacy regelgeving
De ontwikkeling van de ambities van de NPO vormt een risico in verband met de privacywetgeving en de oprekking van de daarin gehanteerde begrippen door diverse toezichthouders. Er gelden strikte eisen ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens, (korte) bewaartermijnen en de verplichting de persoonsgegevens goed te beveiligen. Deze eisen zijn echter veelal open normen en in de jurisprudentie nog niet uitgekristalliseerd.

De NPO wordt daarbij door twee toezichthouders als publieke instelling aangesproken om als voorbeeld te kunnen dienen voor marktpartijen. Door recente regelgeving en jurisprudentie geldt bovendien een aangescherpt regime ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Zo geldt met ingang 1 januari 2016 de meldplicht bij datalekken en treedt de uitbreiding van boetebevoegdheid van het College Bescherming Persoonsgegevens bij overtreding van privacy regels in werking. Bovendien heeft het Europese Hof het Safe Harbor-verdrag ongeldig verklaard, hetgeen van grote invloed is op de Europese contractpraktijk. Dit brengt risico’s mee van boetes en/of dwangsommen.

Ook vormt de beveiliging van de persoonsgegevens bij de sites van de NPO een risico. Interne discipline bij het bewaken en bewaren van de persoonsgegevens als ook het nemen van adequate technische beveiligingsmaatregelen zullen dit risico kunnen wegnemen. Ook moeten hierover met eventuele externe partijen duidelijke contractuele afspraken worden gemaakt. Om deze risico’s zoveel als mogelijk te vermijden en weg te nemen heeft de juridische afdeling binnen de NPO een privacy protocol opgesteld en gaat een Privacy Project van start.

NPO-brede liquiditeitsrisico’s worden centraal aangepakt
Het vermogen van de NPO als geheel is gemaximeerd. Het surplus moet worden terugbetaald aan de overheid. Dit heeft afgelopen jaren geleid tot een significante daling van liquide middelen. Omdat er al wel voorschotten voor producties en rechten betaald moeten worden, bijvoorbeeld bij sportcontracten, kan er met name voor de NOS een probleem ontstaan omdat deze bedragen hoog kunnen oplopen. De NPO is daarom in gesprek met het ministerie van OCW om een deel van de terugbetaalde gelden als voorfinanciering te mogen inzetten.

Om de beste begroting vanuit NPO-breed perspectief te bepalen en de liquiditeitsrisico’s te beheersen, is het belangrijk om alle beschikbare middelen in het vizier te krijgen. Er is echter geen sprake van een gezamenlijke begroting of geconsolideerde jaarrekening met de omroepen. Dit maakt het lastig om tijdig te kunnen bijsturen op relevante NPO-brede financiële kengetallen, zoals vermogen, liquiditeit en exploitatieresultaat.

Daarom wordt bij de intekening meer informatie gevraagd over de eigen bijdrage en alternatieve geldstromen binnen de programmabudgetten en worden omroepen gedurende het jaar periodiek gevraagd om prognoses te delen. Dit proces zal komend jaar verder worden gestructureerd en geprofessionaliseerd. Ook wordt er gewerkt aan een nieuw NPO-breed vermogens- en liquiditeitsbeleid.

De overige financiële risico’s die de NPO onderkent, vloeien voort uit gewone bedrijfsuitoefening, zoals valutarisico’s bij de aan- en verkoop van buitenlandse licenties. Deze risico’s zijn zowel in kans als in mogelijke impact gering. De NPO houdt geen afgeleide financiële instrumenten aan voor speculatieve doeleinden.
Meer informatie over de financiële instrumenten staat vermeld in de jaarrekening.

Ambities in 2016
In 2016 zal verder worden gewerkt aan de realisatie van ambities. Zo zal geïnvesteerd worden in technologie, waarmee het uitzendproces televisie kan worden verbeterd en tegelijk de afhankelijkheid van externe partijen kan worden verkleind. Er zullen verschillende opties worden onderzocht om de bijbehorende financiering mogelijk te maken.